Chers lecteurs,
A l’heure où de nombreuses grandes entreprises technologiques revoient leur position sur la flexibilité du télétravail, les dirigeants et responsables RH des start-ups se posent de nombreuses questions sur la manière de bâtir leur stratégie de télétravail.
Dans cet article, j’ai donc souhaité vous donner quelques clés de méthodologie pour construire une politique de télétravail efficace.
Avant de rentrer dans le vif du sujet, je vous encourage à consulter l’article dédié aux avantages et aux défis du télétravail flexible.
Découvrez les étapes essentielles permettant d’élaborer une politique de télétravail efficace qui optimise votre productivité et d’accroît l’engagement de vos collaborateurs.
Élaborer un plan de transition
Il existe divers modèles de télétravail : le travail entièrement à distance, le modèle hybride, et le travail principalement au bureau, entre autres. Gardez à l’esprit que la transition d’un modèle de travail à 100% en présentiel à un modèle 100% à distance ne se fera pas du jour au lendemain. Optez pour une approche progressive ! Il est essentiel de concevoir un plan de transition pour guider votre entreprise vers son nouveau modèle de télétravail.
🎯 Identifier vos objectifs
Pour élaborer un plan de transition pertinent et efficace, il est essentiel de commencer par définir votre orientation stratégique et vos objectifs à court et moyen terme.
Interrogez-vous sur l’objectif central de l’adoption d’une nouvelle politique de télétravail au sein de votre start-up. Il est fort probable que votre entreprise autorise déjà le télétravail de manière plus ou moins informelle. Alors, pourquoi le formaliser maintenant et établir de nouvelles règles ?
Les objectifs peuvent varier considérablement en fonction des besoins, des priorités et de la culture de votre entreprise. Voici quelques exemples fréquents :
- Augmenter la productivité : Si votre start-up aspire à accroître la productivité de ses employés, l’objectif principal pourrait être d’exploiter le télétravail pour instaurer un environnement de travail plus propice à la concentration et à la productivité.
- Équilibrer la vie professionnelle et personnelle : Vous pourriez viser à améliorer l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle de vos collaborateurs en leur offrant la flexibilité nécessaire pour mieux gérer leurs engagements personnels.
- Fidéliser les employés : Si la rétention des talents est une priorité, votre objectif peut consister à rendre votre start-up plus attractive en proposant une politique de télétravail qui satisfait les besoins et les préférences de vos équipes.
- Attirer les meilleurs talents : Si votre ambition est d’élargir votre vivier de compétences pour attirer les profils les plus qualifiés du marché, l’instauration d’une politique de télétravail flexible, incluant notamment la possibilité de travailler à distance à temps plein, pourrait indéniablement vous aider à atteindre cet objectif.
Cette phase d’identification de vos objectif est le socle initial mais indispensable qui vous permettra de construire une stratégie cohérente.
⚖️ Evaluer la faisabilité
Avant de vous lancer dans l’élaboration d’une nouvelle politique de télétravail, il est essentiel d’évaluer les besoins de votre entreprise et de déterminer la faisabilité de vos objectifs en matière de télétravail.
Voici une liste de questions qui vous guidera dans le processus de clarification de votre projet :
- Quels sont les postes les plus adaptés au télétravail ?
- Tous les postes peuvent-ils être exercés en télétravail, ou certains nécessitent-ils une présence physique ?
- À quelle fréquence la présence au bureau est-elle indispensable pour assurer un travail efficace ?
- Vos salariés disposent-ils des outils nécessaires pour travailler à distance de manière optimale ?
- Quelles économies espérez-vous réaliser ou quels coûts prévoyez-vous d’engager en mettant en place le télétravail ?
- Quel budget sera nécessaire pour implémenter votre nouvelle politique de télétravail ?
- Comment le télétravail s’intègrera-t-il dans la culture d’entreprise existante ? Anticipez-vous une évolution de votre culture d’entreprise ?
- Quel est le niveau de maturité actuel de votre entreprise en matière de télétravail ?
- Les salariés et les managers de votre entreprise sont-ils favorables à l’instauration de cette nouvelle politique ? Quelles sont leurs attentes et besoins en la matière ?
- Vos politiques et procédures sont-elles claires et bien documentées, permettant à chacun de les consulter facilement sans avoir besoin de demander ?
- Vos salariés sont-ils familiers avec le travail asynchrone ?
- Quelles sont les contraintes légales que vous devrez prendre en compte pour mettre en place cette nouvelle politique ?
La réalisation d’une enquête interne par des questionnaires et des entretiens est un excellent moyen d’étayer vos réponses à ces questions. Un benchmark des pratiques de vos concurrents est également indispensable pour vous assurer d’être au fait et de construire une politique qui vous procurera un avantage concurrentiel.
📈 Définir des indicateurs de réussite
Une fois que vous avez identifié vos objectifs et évalué la faisabilité du projet, il est important de définir vos indicateurs de réussite (KPIs). Ces indicateurs vous permettront d’évaluer l’efficacité de votre politique de télétravail et de mesurer les progrès vers l’atteinte de vos objectifs.
💬 Prenons pour exemple l’objectif suivant : gagner en productivité. Dans ce cas vous devez être en mesure d’évaluer et mesurer votre productivité. Ceci vous permettra de comparer les niveaux de performance avant et après la mise en place du télétravail. Les données telles que la quantité de travail accomplie, les délais de livraison et l’atteinte des objectifs peuvent être utiles.
Obtenir des indicateurs fiable implique souvent de revoir ou mettre en place des politiques et processus RH adaptés. Si vous identifiez des lacunes, il faudra les inclure et les traiter dans votre plan de transition vers votre nouvelle politique de télétravail. C’est donc un travail de fond qui sera bénéfique à l’ensemble de votre organisation.
Cette démarche doit se répliquer à l’ensemble des objectifs que vous avez définis préalablement afin de garantir une transition réussie vers votre nouvelle organisation.
🚦 Définir les règles et le contenu de votre politique de télétravail
Une fois que vous avez déterminé la faisabilité et fixé des objectifs clairs pour la mise en place du télétravail, établissez des règles précises pour éviter tout malentendu. Voici une liste des principaux éléments à inclure dans votre politique de télétravail :
- Les salariés éligibles et le processus de validation des demandes de télétravail.
- Le nombre de jours de télétravail autorisés par semaine/mois.
- Les situations pour lesquelles vos salariés seront obligés de retourner au bureau ou de participer aux évènements d’entreprise.
- La localisation géographique dans laquelle vous autorisez le télétravail.
- La politique de rémunération corrélée aux nouvelles règles de télétravail.
- Les primes et avantages salariaux associés à la mise en place de la nouvelle politique.
- Les horaires de travail (flexibles, si applicables).
- Les équipements et infrastructures nécessaires à la réalisation du télétravail dans de bonnes conditions (par exemple : débit internet minimal, double écran, etc).
- Les critères de performance et de suivi des équipes à distance.
- Les politiques de sécurité informatique et de confidentialité des données.
- Les obligations légales, notamment de sécurité, associées à votre nouvelle politique et la mise à jour des contrats et de la documentation.
- La gestion de l’intégration des employés à distance.
- La formation des managers.
Cette liste est non exhaustive mais vous permet d’avoir un premier aperçu des principaux sujets que vous devez analyser et détailler dans votre nouvelle politique et votre plan de transition.
Une fois que vous avez défini l’ensemble des éléments de votre nouvelle politique, testez-les auprès d’un groupe restreint de salariés, de vos manager et de votre comité de direction pour les réajuster avant de les déployer à l’échelle de l’entreprise.
Si vous avez choisi un modèle de télétravail hybrid (certains salariés aux bureaux et d’autres à distance) vous avez fait le choix le plus courant dans les entreprises, mais aussi le plus difficile ! 💪
Lors de la rédaction de votre nouvelle politique, nous vous recommandons vivement de créer des règles en supposant que toutes vos équipes travaillent en mode distant. Cette approche permettra de minimiser le risque d’exclusion pour les employés en télétravail tout en encourageant les employés de bureau à adopter de bonnes pratiques de travail asynchrone.
💬 Communiquer et former vos équipes
Informez vos collaborateurs de la nouvelle politique de télétravail. Organisez des sessions de formation dédiées pour les aider à maîtriser les outils et les processus essentiels liés au télétravail. En parallèle, établissez des canaux de communication efficaces pour maintenir une connexion forte entre les membres de l’équipe.
Que ce soit par le biais de réunions virtuelles, de messagerie instantanée ou d’une plateforme de collaboration en ligne, la communication transparente est la clé.
Maintenez un suivi régulier pour démontrer votre engagement envers cette transition et faciliter l’adaptation à la nouvelle politique. Réagissez rapidement aux questions ou aux réticences qui pourraient surgir lors de la mise en place de ce nouveau mode de travail.
Une politique de télétravail soigneusement élaborée peut non seulement améliorer les performances de votre startup, mais aussi renforcer l’engagement de vos employés, stimulant ainsi la croissance à long terme. Cependant, il est important de noter que la mise en place d’un tel projet peut prendre du temps, car il a un impact sur tous les aspects de la gestion des ressources humaines et des opérations.
Recourir à l’expertise d’un consultant externe peut s’avérer une décision particulièrement bénéfique dans certaines situations. En effet, en collaborant avec un expert externe, vous pouvez obtenir une évaluation approfondie de votre situation actuelle tout en bénéficiant de son accompagnement pour élaborer une politique sur mesure. Cette démarche permet d’assurer un alignement optimal avec vos objectifs et la culture de votre entreprise, offrant ainsi une valeur ajoutée significative.
Garder un oeil et réajuster
Une fois que votre politique de télétravail est en place, ne pensez pas que le travail est terminé ! En réalité, c’est là que commence une nouvelle phase tout aussi importante. La mise en place du télétravail n’est que le premier pas dans la création d’un environnement de travail flexible et efficace pour votre équipe. Maintenir une politique de télétravail efficace au fil du temps nécessite une vigilance constante et la capacité à s’adapter en fonction de l’évolution de votre organisation, de votre stratégie et donc des besoins changeants.
📢 Mettre en place une communication continue
La communication régulière et transparent est un pilier essentiel pour maintenir l’efficacité de votre politique de télétravail. Créez des canaux de communication ouverts où les employés peuvent poser des questions, partager leurs préoccupations et obtenir des réponses rapidement. Suivez vos indicateurs de succès et déployez régulièrement des enquêtes auprès de vos salariés.
☕️ Créez également des espaces permettant de faciliter les discussions informelles pour les salariés à distance ! Vous pouvez proposer des randoms coffees ou des channels de discussion mais surtout n’hésitez pas à la solliciter pour comprendre leurs besoins précis.
Cette approche renforce le sentiment de connexion au sein des équipes, permet de résoudre les problèmes plus rapidement et favorise une culture de la transparence.
🧑💻 Désigner des référents télétravail
Pour assurer la continuité et la pertinence de votre politique de télétravail, il est recommandé de désigner un ou plusieurs responsables du télétravail. Ces personnes auront pour mission de surveiller le bon déroulement de la politique, de recueillir les retours d’expérience des employés et de recommander des ajustements au besoin.
En désignant des individus spécifiquement responsables de cette mission, vous garantissez une gestion proactive de la politique et une réponse rapide aux besoins changeants de votre start-up. Ces responsables jouent un rôle central dans l’adaptation constante de votre politique de télétravail pour soutenir la croissance et le succès de votre entreprise.
Maintenir une politique de télétravail efficace exige vigilance et adaptabilité. Grâce à une communication continue et à la désignation de personnes dédiées, votre politique restera alignée sur vos besoins. Cette flexibilité représente un atout précieux pour soutenir la croissance et le succès à long terme de votre entreprise.
Le télétravail est devenu une réalité incontournable. Cependant, sa mise en place efficace nécessite un investissement de votre part : une approche réfléchie et stratégique. En suivant les étapes clés que nous avons explorées dans cet article, vous pouvez élaborer une politique de télétravail qui bénéficiera à votre startup sur le long terme.
En encourageant une culture d’entreprise ouverte et collaborative, vous pouvez faire du télétravail un atout stratégique pour votre croissance, pour accroitre l’attraction de vos futures recrues et pour retenir vos meilleurs talents le plus longtemps possible.
Jane, consultante et fondatrice Humadvise.
Pour approfondir votre réflexion et construire votre plan de transition, voici quelques ressources supplémentaires :
